Em http://issuu.com/vp_group/docs/panorama06, Agosto 2011 – Acordo com a LineUp traz para o Brasil a empresa de desenvolvimento de sistemas de gestão empresarial para a industria de media, GSoft, especializada na gestão financeira e operacional de estações de TV e produtoras. Com o sistema GMediaPlan, a empresa assegura uma visão transversal das múltiplas tarefas diárias de uma estação.
O orçamento dentro de uma estação ou produtora tende a ser caótico. Para resolver esse problema, a empresa portuguesa GSoft criou o sistema GMediaPlan, desenvolvido para intervir de maneira positiva, optimizando o uso de equipamentos, estúdios e recursos humanos, além de permitir aos directores planearem as suas estratégias com maior precisão.
O GMediaPlan está orientado para a gestão e controlo financeiro, permitindo aos gestores observar todos os custos relacionados com a produção em tempo real. Cada projecto de produção tem um orçamento e cada evento tem os respectivos custos associados, que podem ser comparados com o orçamento original. Desta forma, é possível tomar medidas correctivas durante a execução de cada projecto, assegurando que não existirão desvios ao orçamento no final. “Os nossos clientes comprovam que, desde a instalação do GMediaPlan, passaram a controlar os orçamentos e, em muitos casos, até a reduzir os custos finais em 10% a 20% em relação ao orçamento inicial”, afirma José Abecasis Soares, gerente internacional de negócios da empresa.
Interacção entre departamentos
O GMediaPlan é um sistema web based que assegura uma visão transversal das múltiplas tarefas diárias de uma estação, permitindo que todas as áreas comuniquem permanentemente para uma eficiente realização do trabalho. A partilha da visão e informação do planeamento das actividades de produção, por exemplo, disponibilidade de recursos (estúdios, DSNGs, ENGs, OB Vans, pessoal técnico, jornalistas, etc.) está centralizada numa única aplicação e todos os departamentos podem ver em tempo real qual a disponibilidade e quais as tarefas onde cada recurso está alocado, minimizando assim existências de falhas de informação.
Entre os benefícios apontados por Soares estão o facto de o sistema disparar alertas de overbooking, sempre que um departamento pretender marcar uma actividade num estúdio que já está ocupado com outra produção. Isto permite a coordenação perfeita entre as diversas produções, evitando a contratação de equipamentos externos, por pura e simples ineficiência de gestão e falta de comunicação.”Esta interacção e visão global das actividades entre as diferentes delegações e sucursais regionais parece ser particularmente relevante para as estações no Brasil”, comenta.
Entre os benefícios para a área de produção, estão ainda a capacidade de realizar mais trabalhos com os mesmos recursos e de controlar os custos em tempo real. “Posso apontar exemplos na área financeira. Os nossos clientes têm obtido benefícios como a eliminação de desvios no orçamento, inclusive com casos de reduções no orçamento inicial, eliminação de horários extra de pessoal, e uma gestão mais eficiente de recursos e horários, com reduções do esforço administrativo que chega a 25%. Além disso, é possível saber exactamente qual a disponibilidade dos recursos evitando falhas de última hora que implicam a contratação dispendiosa de recursos externos, explica Soares.
Em termos operacionais, as estações que trabalham com o GMediaPlan têm conseguido fazer a gestão eficiente de horários dos funcionários; dividir e centralizar a informação, agilizar os processos e maximizar a eficiência, com a criação de um modelo de normalização de procedimentos.
Evitando as falhas contábeis
Apesar de uma proposta tão abragente, é importante salientar que a solução trabalha estritamente na área de planeamento e controlo da produção de TV – e não é possível estender a sua utilização a toda a estação. Em termos globais, o sistema contribui com informações de gestão e na área de produção.” Com ele é possível actuar para eliminar a duplicação de tarefas administrativas, custos, na contabilidade analítica detalhada orientada para as informações de gestão. Quando se fala em produção, ele ajuda a eliminar falhas como desconhecimento sobre a utilização e ocupação dos recursos, falta de recursos e orçamentos”, diz.
Além disso o sistema actua na gestão de horários e de tarefas aos funcionários. “Muitas vezes é preciso lidar com complexos horários de pessoal, com turnos, férias, ausências externas, folgas de compensação. Outras dificuldades de comunicação no momento de atribuir tarefas aos funcionários, como alterações de horários também são minimizadas com o sistema.”
Solução modular
A economia de recursos também é um ponto forte do sistema da GSoft. A empresa trabalha com uma política de licenciamento ajustada às diferentes realidades e dimensões de uma estação, conforme lembra o executivo. “Atendendo ao número de utilizadores e às funcionalidades do produto, os gastos são reduzidos e acabam diluídos nas contas, com ganhos imediatos na actividade de gestão de uma estação”, conta.
O GMediaPlan é uma solução módular, dessa forma cada estação pode optar por configurações diferentes do sistema, em termos de funcionalidades. “Se uma estação não tiver interesse em apurar os custos internos dos projectos de produção, esse módulo não seria instalado, o que deixaria o custo total do sistema mais baixo”.
O processo de implementação numa estação pode ser mais ou menos complexo dependendo dos diferentes níveis de integrações com sistemas ou mesmo diferentes localizações das delegações da estação, o que faz o custo final dos serviços de configuração e formação variarem. “Esse tempo depende também das variáveis mencionadas, mas, regra geral, a instalação, implementação e formação levam menos de três meses”, diz.
O retorno quantificável do investimento também depende dos níveis de ineficiências existentes. Uma estação que ultrapasse sistematicamente os orçamentos de produção, ou com elevados custos relacionados com falhas de informação, obterá um retorno muito rápido do investimento. ”Posso dar como exemplo um dos nossos clientes, no que se refere à parte de planeamento de RH e na área de ingest. Esta estação tinha estimado que precisava de 45 pessoas para essa área, mas com a optimização operacional proporcionada pelo sistema, realizou um trabalho melhor com apenas 32 pessoas. Isso representou um benefício financeiro real de cerca de 500 mil de euros anuais. Este pequeno exemplo de eficiência gerada pelo sistema, nesta área específica, já proporcionou um retorno para o cliente muito superior ao investimento. Se multiplicarmos estes resultados pelas muitas áreas de estação, é possível ter uma noção de seus enormes benefícios,” ressaltou.
Suporte
Conforme diz Soares, a fase de implementação requer intervenção de consultores especializados da GSoft ou dos seus parceiros locais (como a LineUp para o mercado do Brasil), é feita por um período que pode variar entre 60 e 90 dias, aproximadamente. ”A partir daí, a estação fica totalmente autonoma para utilizar o sistema a partir de qualquer local, inlcuindo em iPad e outros aparelhos com browser. Na fase de funcionamento, o sistema também requer pouca ou nenhuma intervenção, uma vez que já está bem estruturado e consolidado.”
Além disso, a GSoft tem um serviço de manutenção e suporte, assegurado em conjunto com a LineUp, capaz de responder a necessidades informativas ou resolução de problemas. Com contrato de manutenção, o cliente também passa a ter acesso às novas versões do GMediaPlan.
O executivo afirma que, depois do sistema implementado, a estação não depende da GSoft para administrá-lo ou fazer adaptações como a inclusão de um segundo canal ou de novas delegações da estação. Segundo ele, a empresa lança regularmente novas versões da solução GMediaPlan, acrescentando permanentemente novas funcionalidades e mantendo esta solução alinhada com a evolução das melhores práticas. “Para oferecer novas funcionalidades, a GSoft leva em conta, prioritariamente, as sugestões dos seus clientes, que podem ser feitas através do fórum GMedia User Group. Além disso, seguimos as novas tendências e as necessidades do mercado de media”, diz.
Mercado brasileiro
Apesar de a maior parte das referência da GSoft se concentrar no território português, a empresa aposta numa expansão global, também estruturada para atender o mercado brasileiro. Soares lembra que o GMediaPlan requer serviços de configuração, implicando um know–how técnico e ajuste fino do produto. “É isso que vai garantir eficiência e ganhos para a estação. Estas duas características do negócio, levaram-nos a estruturar o processo de internacionalização com base na expansão que nos permite focar na constante melhoria dos negócios dos clientes e também na criação de uma rede de dealers, com capacidade de prestar suporte local e técnico de primeira linha. Para isso, no Brasil, estabelecemos uma parceria com a LineUp, por causa da sua imagem de excelência no mercado e pelo profissionalismo,” finaliza.
