Em www.producaoprofissional.com.br – Há um ano o director executivo da Fabrika Filmes deixava o stand da LineUp, na Broadcast & Cable 2011, convencido de que tinha encontrado uma ferramenta de gestão capaz de impulsionar e propiciar o crescimento planeado da produtora que hoje é uma das maiores empresas do mercado audiovisual do país. Após uma apresentação completa do GMediaPlan feita pelos directores da GSoft, os executivos da produtora de Brasília iniciaram uma parceria para customizar o software de gestão e torná-lo uma ferramenta ideal para produtores que precisam optimizar o controlo do seu negócio.
Localizada no centro do país, a Fabrika Filmes é formada por uma equipa premiada que está acostumada a grandes projectos. De acordo com José Luiz Nogueira, sócio e director executivo da Fabrika, a produtora iniciou um processo de inovação em 2008, que culminou em mudanças estruturais, conceituais e de gestão. “Nós entramos num processo de modernização, que serviu de pano de fundo para repensar o que andávamos a fazer e a gestão de todos os procedimentos entrou em pauta, ainda mais que os prazos de publicidade estão a ficar cada vez mais apertados e exigentes”, explicou Nogueira.
Além da construção de uma nova sede com 1700 m2, foi feito um investimento num sistema de Media Asset Management e novos equipamentos de edição e finalização foram adquiridos. “Contudo nós tínhamos a certeza, que o objectivo maior deste processo de modernização era melhorar o fluxo de informações e a gestão dos processos”.
Para a Fabrika tornou-se fundamental saber a todo o momento quais os recursos de que dispõe, qual a sua rentabilidade, de que forma estão sendo explorados e qual o retorno de investimento de cada projecto. “Quando se está a crescer, chega uma hora que se não se faz uma opção por uma gestão completa e que atenda as necessidades que este crescimento gera, naturalmente, simplesmente não se cresce”, contou Juliana Caus, directora financeira da Fabrika. Isso traduz-se em melhorias, uma vez que todos os trabalhos de produção se tornam mais agéis e em maior sintonia com as agências de publicidade e clientes, permitindo o conhecimento em tempo real do estado em que se encontram os trabalhos da produtora. Até a gestão dos activos da empresa é possível estudar.
Após perder energia com tentativas para encontrar uma ferramenta que atendesse totalmente as necessidades da produtora e integrasse os sectores dentro do novo prédio e remotamente noutras cidades do país, os directores da Fabrika Filmes encontraram na Broadcast &Cable 2011 uma solução.
Um software de gestão
A nossa história começa do outro lado do Atlântico, em Portugal, onde a GSoft desenvolveu um software de gestão completa, tendo a emissora de televisão portuguesa RTP como um dos seus mais importantes clientes. Por ser uma emissora pública – na tradição de uma BBC, por exemplo – a GSoft produziu ferramentas de software que respondem a qualquer tipo de desafio das empresas.
Especializada em gerar soluções que optimizam processos operacionais e permitem aos gestores de operadoras de Rádio e TV, ou Produtoras de vídeo, uma tomada de decisão rápida e plenamente consciente do estado global da sua empresa de comunicação social. A GSoft chegou à Broadcast & Cable no ano passado, pela LineUp, representante de sistemas especializado em grandes projectos, e no seu stand os directores da empresa lusitana puderam apresentar a sua solução de software GMediaPlan para diversos profissionais do sector audiovisual.
Anteriormente pensado para atender grandes emissoras, o GMediaPlan é uma solução desenvolvida para potencializar o trabalho de diversos departamentos de qualquer empresa do sector, integrando ferramentas de análise e planificação, sem perder o controlo de nenhum detalhe. Pela forma abrangente que atinge as mais diversas áreas de uma empresa, o software possibilita cruzar dados ajudando os utilizadores a reconhecer tendências, identificar oportunidades e definir objectivos estratégicos.
Ainda dentro do stand da LineUp, José Luiz Nogueira, director executivo da Fabrika Filmes comentou as necessidades da produtora e propôs uma parceria para que o software pudesse atender todas as necessidades de uma produtora, diferente da proposta inicial que era atender apenas emissoras– tal e qual a primeira versão do GMedia, desenvolvido para atender as necessidades de emissoras de televisão que são também grandes produtoras de conteúdos.
“Vínhamos de uma má experiência de uma solução que além de não ajudar atrasou a nossa evolução e fez-nos perder muito tempo. Porém, ali mesmo no stand começamos a visualizar a solução para a nossa necessidade”, disse José Luiz Nogueira, director executivo da Fabrika Filmes, que gostou da primeira impressão que teve do software e foi mais além.
“Na hora que eu percebi o quão abrangente e centralizador era o software e propus desenvolvermos e adaptarmos um módulo financeiro, que nada mais é que aquilo que o GMedia já oferecia, porém com especificidades próprias daquele sector”, sugeriu.
Segundo Paulo Jardim, coordenador operacional da GSoft, a possibilidade de se adaptar a solução dentro das características de uma produtora ou de uma emissora brasileira, tornam o GMediaPlan ferramenta ideal para se customizar e se adaptar a qualquer negócio. “É claro que existem diferenças entre as exigências de uma produtora e de uma emissora. O segredo está no conjunto de módulos que elas pretendem instalar. Uma produtora pode exigir uma atenção, ou acção, maior no controlo financeiro, já uma emissora tem toda uma questão de controlo estrutural, ou operacional, conectando tarefas de gestão de pessoas, orçamento, schedule de projectos, etc.”.
Agora no segundo semestre o objectivo da Fabrika é focar na gestão de tarefas. Este outro módulo do GMediaPlan possibilita organizar toda a equipa envolvida num trabalho. “Com a gestão de tarefas feita pelo software, pretendemos actuar directamente na mobilização, coordenação e controlo da equipa envolvida directamente do GMediaPlan. Hoje estamos com quase todos os módulos instalados e estamos partindo para o Controlo de Tarefas. De todas as possibilidades, o único módulo que não trouxemos foi o controlo de telenovelas, que gere roupa de actor, estúdios e cenários, etc”, completou Nogueira. Juliana Caus, directora financeira da Fabrika complementou a opinão de Nogueira. “Apesar de sermos uma produtora, o software é capaz de fazer uma gestão de tarefas, de operações e financeira para as grandes emissoras, pois foi criado e pensado para emissoras de televisão. O que fizemos, pode-se dizer, que foi uma adaptação para o Brasil e preparamos a solução para que um leque muito maior de empresas possam beneficiar desta ferramenta”.
A GSoft, a mais importante empresa portuguesa de software especializada no mercado de media tem desenvolvido e implementado soluções de Broadcast Resource Planning que, actualmente, são utilizadas por numerosas operadoras de televisão e rádio, assim como produtoras, em Portugal, Espanha e países de língua portuguesa como Angola, permitindo agilizar processos e melhorar a eficiência deste tipo de operações. Actualmente, com o trabalho feito em parceria com a Fabrika Filmes, a GSoft está a apostar forte no mercado brasileiro onde as suas aplicações tem ganhado forma e características 100% adaptadas às especificações de nosso país.
Adaptação brasileira
A Fabrika é a maior produtora de televisão de Brasília e uma das maiores do Brasil, tendo uma grande estructura de produção que trabalha com clientes por todo território nacional, produzindo filmes publicitários, branded content e entretenimento. Contando com uma equipa de profissionais premiadíssima, a Fabrika conquistou o reconhecimento do mercado nestes 10 anos de existência, fruto de uma gestão atenta e da capacidade de aceitar grandes desafios.
A produtora oferece uma estrutura completa e serviços integrados, um grande estúdio de filmagem, departamento de produção, pesquisa, elenco e um núcleo de pós-produção para garantir qualidade e prazo em projectos que envolvem animação, modelação 3D e rotoscopia. Com trabalhos por todo o país, a Fabrika é uma empresa sem fronteiras físicas e hoje tem uma base em São Paulo, de onde a directora financeira, Juliana Caus controla todo o fluxo financeiro da empresa devido às facilidades de acesso remoto do GMediaPlan. “Da forma como nós nos estruturamos, hoje eu posso fechar todos os pedidos de compra e pagamentos de onde eu estiver”, disse Juliana.
Através deste acordo a Fabrika trabalhou junto da equipa da GSoft para atingir o aperfeiçoamento do GMediaPlan e melhor responder à realidade de uma produtora no Brasil. “A chegada do software na Fabrika deu-se pelo sector de operações, mas devido a forma como nós construímos a parceria com a GSoft, as nossas exigências foram sendo atendidas uma a uma. Principalmente quando começamos a integrar a vertente financeira, pois os termos, as diferenças eram grandes”, explicou Juliana. Como ponto de partida tivemos a questão da adaptação da língua e das terminologias técnicas, que diferem muito de um país para o outro. “Quando abraçamos a missão de deixar a ferramenta redondinha, nós deixamos de ser apenas um case de sucesso do GMediaPlan, hoje o resultado desta adaptação está 100% pronta para qualquer empresa com a estructura da Fabrika”, comentou a directora financeira.
Juliana explicou que no princípio foi feita uma proposta para optimizar apenas a gestão de operações, mas com uma visão mais ampla e esforço de ambas as partes, foi possível criar este módulo financeiro. “Uma das principais inovações incorporadas no sistema, foi uma nova vertente de gestão financeira, que complementou os controlos financeiros já existentes no GMediaPlan”, disse Paulo Jardim.
“Com o GMedia foi possível analisar o custo do aluguer de iluminação durante uma tarefa, refazer as contas e definir por comprar o equipamento, afinal, o software mostrou que sairia mais barato”, disse Nogueira.
Ricardo Freitas, director técnico da Fabrika complementa “Não encontrámos no Brasil uma solução que atendesse as nossas expectativas, e por outro lado, tentar desenvolver uma ferramenta própria, implica uma perda de foco e a incerteza do resultado final”. Ricardo Freitas diz-se surpreendido com a flexibilidade do GMediaPlan, que superou as expectativas da Fabrika. “Uma solução web based é perfeita para profissionais que estão sempre a viajar, permite o ingest e a consulta de informações em campo. A interface é fantástica e ficámos surpreendidos com os módulos de gestão de equipas e equipamentos”.
A directora financeira foi a pessoa que mais actuou na implementação da nova solução devido às necessidades e exigências da Fabrika.“É possível facturar, receber, controlar o fluxo de caixa, fazer a conciliação bancária, tudo integrado. A tarefa nasce no orçamento do comercial, já dentro do software. Resultando num trabalho em executado, torna-se um sistema de controlo de uma tarefa onde eu contrato as pessoas, compro o que for necessário, depois eu recebo as notas, dou a ordem de pagamento e depois faço a conciliação bancária. São cliques e não mais Ordens de Serviço, papéis e papéis”, explicou a directora.
Nogueira conta que além do acesso remoto, as possibilidades de envio imediato de SMS e email avisando e posicionando toda a equipa do início de um novo trabalho também contou na decisão da escolha do software. “Quando começamos a trabalhar na ferramenta percebemos que o sistema de orçamentação era muito intuitivo, a parte de planeamento de produção muito completa e interessante e a forma de consolidar uma equipa eficaz que através de um clique o grupo todo passa a receber por e-mail e por SMS o alerta com as funções definidas e o ambito da tarefa todo estructurado”, contou.
Juliana conta que a utilização do software foi ganhando força e adeptos ao longo da sua implementação. “Por ser muito intuitivo e flexível, o GMedia foi aos poucos substituindo todas as folhas de cálculo, softwares velhos e papelada entre os departamentos”, contou. Praticamente toda a produtora, hoje, tem algum acesso ao sistema. Via login e senha, até freelancers externos acabam por ter um acesso restricto em algum momento.
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