O Adendo Pro – Enterprise Content Management, integra os recursos para gerir todo o tipo de conteúdo empresarial: documentos corporativos, registos vitais ao negócio, informação em papel, activos digitais, e-mails, formulários, relatórios, entre outros. A solução permite ainda mapear os processos de negócio e associá-los ao conteúdo por meio de ferramentas de workflow, um dos pontos fortes do Adendo Pro.
O Desafio
Todos os dias as empresas enfrentam um grave problema relacionado com a criação de um grande volume de conteúdos não estruturados, que inclui ordens de compra, registos de empregados, relatório, formulários, contratos, e-mails, entre outros.
O desafio de lidar com este volume de informação baseada em diversos suportes físicos, desde papel a conteúdos digitais aumenta cada vez mais. Estudos têm mostrado que o conteúdo não estruturado ascende a mais de 80% da informação corporativa e prevê-se que o seu crescimento seja de 65% a 200% ao ano, dependendo do sector industrial.
Na grande maioria das Empresas, o conteúdo em papel e em formato digital frequentemente existem num estado de “caos generalizado”. O conteúdo está armazenado em múltiplos locais, tais como discos de computadores pessoais, partilhados na rede e em ficheiros sem uma taxonomia consistente que permita identificar a natureza do conteúdo. Sem duvida que este ambiente torna a vida dos utilizadores difícil, quando pretendem encontrar informação e reutilizar conteúdos no seu dia a dia. Como consequência, o tempo perdido na pesquisa e recriação de informação é muito grande, além de incentivar práticas menos eficientes, como por exemplo utilizar o e-mail como uma ferramenta colaborativa e de gestão documental.
Existe um grande número de Empresas que começam a implementar projectos de ECM (Enterprise Content Management) com o objectivo de enfrentar os desafios que a informação não estruturada gera dentro de uma organização.
Com as Soluções de ECM aumentam a produtividade e a eficácia do negócio, promovendo um melhor acesso à informação e criando uma infra-estrutura de partilha, segurança e reutilização dos conteúdos por toda a Organização.
Uma plataforma de ECM permite às Empresas reduzir os custos com o hardware e software, além de integrar a informação chave num único local, para explorar novas oportunidades e rapidamente se adaptar aos novos requisitos do negócio.
A solução
O Adendo Pro ECM Suite integra os recursos necessários para gerir todo o tipo de conteúdo empresarial, incluindo documentos corporativos, registos vitais ao negócio (facturas, ordens de compra, declarações, etc.), informação em papel, activos digitais (imagens, áudios e vídeos), e-mail, formulários, relatórios, entre outros. Além de tudo isto, a Solução intensifica a colaboração entre as equipas, por meio de ferramentas de workflow, um dos pontos fortes do Adendo Pro ECM Suite.
As principais funcionalidades que compõem o Adendo Pro ECM Suite são as seguintes:
- Content Capture: A arquitetura da solução facilita a integração com terceiras partes por intermédio de conectores e de Web Services, os quais possibilitam a captura de informação a partir de qualquer fonte de dados. Existem integrações nativas com Abby, file system, e-mail, entre outras.
- Document Imaging and Recognition: O Adendo Pro suporta o processo de digitalização para a captura de documentos e metadados em simultâneo, utilizando tecnologia OCR.
- Content Management Library Services: Mecanismo que assegura o processo apropriado de aprovação, controlo de versões e revisão e ainda controlo de checkin e checkout, eliminando a possibilidade de alterações simultâneas nos conteúdos manipulados.
- Content Collaboration: Permite aos utilizadores partilhar e editar os conteúdos, acessíveis através do ambiente Web.
- Content Lifecycle Management: Efectua a gestão do processo de mudança do conteúdo, por meio das fases do ciclo de vida (ex: elaboração, aprovação, expiração, retenção, eliminação, destruição).
- Enterprise Search Capabilities: Permite localizar e recuperar facilmente o conteúdo, utilizando tecnologias avançadas de busca, incluindo full-text search, dicionário de sinónimos, metadados e categorização dinâmica de conteúdo.
- Conversion Services: No momento de upload de conteúdos para o Adendo Pro é possível renderizar o conteúdo em diversos formatos. Por exemplo, para PDF os formatos Office e ainda os formatos de vídeo para formato proxy.
- Content Notification Services: Gestão de alertas de revisão, publicação de documentos, prazos de expiração, arquivo de conteúdos, tarefas de workflow, entre outros.
- Workflow/Business Process Management: Plataforma integrada para automatização de processos colaborativos e orientados a conteúdo, melhorando a produtividade da organização.
- Records Management: Aplicação de políticas de retenção, eliminação, protecção e auditoria sobre os registos de negócio, independentemente da localização ou tipo.
- Information Rights Management: Mecanismo de segurança para controlo dos direitos de acesso e edição baseado em privilégios de grupos, departamentos, funções, utilizadores, entre outros. Oferece a integração com LDAP, SSL e listas de controlo de acesso ACL.
