Caio Klein | RBS TV

Qual ou quais o(s) fator(es) que considera mais interessante(s) no seu trabalho e no negócio de TV em geral?

Para além da importância da cobertura diária dos programas e dos noticiários, gosto muito de trabalhar as coberturas especiais dos grandes eventos, como por exemplo, a cobertura do campeonato mundial de clubes em Tóquio e em Abu Dhabi, a cobertura das olimpíadas em Pequim, a cobertura da copa do mundo na Alemanha, Africa do Sul e agora no Brasil.

Estes eventos são desafiantes porque permitem trabalhar com estruturas diferentes, conhecer realidades de outros países e lidar com outras pessoas. Sempre que a nossa emissora faz a cobertura desses eventos, é necessário ter uma equipa que será responsável por organizar toda a estrutura. Eu pessoalmente tenho estado muito envolvido com a parte de logística, que inclui situações de como os sinais vão chegar até aqui, quais os circuitos, o hotel, o transporte.

O planeamento é muito importante e estimulante para quem trabalha com estes eventos. Trata-se de um combustível para trabalharmos de uma forma diferente e para melhor informar o nosso público do Rio Grande do Sul e de Santa Catarina.

Há quanto tempo trabalha com o GMediaPlan?

Gostaria de referir alguns pontos fundamentais que estiveram na base da implementação do GMediaPlan:

Primeiro surgiu a necessidade de melhorar os nossos controlos internos, o controlo dos recursos humanos e de meios em TV.

Estudámos o GMediaPlan durante 3 anos analisando a sua viabilização. Um tempo importante para o amadurecimento do projeto, onde tivemos um contato próximo com a GSoft que sempre nos auxiliou a tomar a melhor decisão para a implementação do sistema na RBS.

Em meados de 2014, a partir do momento em que a implementação do sistema foi definida, partimos para o arranque do projeto, coordenado por Luis Parzianello da nossa área de planeamento e logística. Foi definido um projeto audacioso que consistia em implementar em pouco tempo o GMediaPlan na nossa área de Operações. A implementação deu-se entre Agosto e Setembro e em Outubro já estávamos a utilizar o sistema, ou seja, em 2 meses a solução tornou-se operacional.

O grande diferencial deste projeto recaiu na forma de trabalho a que o Luiz Parzianello se propôs, que através dos métodos ágeis permitiu que o projeto fosse desmembrado em pequenas atividades. Cada etapa, com uma duração de 1 ou 2 semanas, focava-se essencialmente numa área especifica de atendimento e incluía uma formação/treinamento aos responsáveis pela implementação do sistema nas diferentes áreas de Rio Grande do Sul e de Santa Catarina.

O GMediaPlan foi implementado nas áreas de atuação de Operações:   

• • Suite de Produção, uma área que abrange diretores de imagem, operadores de audio, operadores de caracteres, operadores de vídeo, operadores de câmara. Uma área que começa a operar às 06:00 e no caso da RBS TV acaba às 20:00 e na TVCOM às 23:00
  • Editores de Imagem, uma área que trabalha com o jornalismo e entretenimento e que simultaneamente executa trabalho de edição de imagens e pós-produção/finalização
  • Cinegrafistas, responsáveis pela captação de imagens que serão usadas em matérias jornalísticas
  • Externas, trabalham sobretudo com eventos.  Por exemplo no final de Janeiro e princípio de Fevereiro até Maio, esta área estará a fazer a cobertura do campeonato Gaucho e posteriormente do campeonato Brasileiro.
  • Central Técnica e Ingest de Materiais,  uma área que trabalha para receber os sinais que chegam à emissora, que são “ingestados” para depois serem editados
  • Cedoc, o centro de documentação, o antigo arquivo de fitas

“São mais de 200 pessoas da área de Operações do Rio Grande do Sul e de Santa Catarina que utilizam o GMediaPlan diariamente”

Qual o papel do GMediaPlan no trabalho desenvolvido por si e pela sua área?

A implementação no GMediaPlan fez com que todos os coordenadores soubessem o que está acontecer na emissora e quais as necessidades de cada área.

Que vantagens e melhorias aponta no seu dia-a-dia de trabalho com a utilização do GMediaPlan? Como era o vosso trabalho antes do GMediaPlan?

Com o GMediaPlan podemos dizer que tivemos ganhos diretos e indiretos:

A centralização da  informação consistiu no principal ganho direto. Hoje todos têm acesso e trabalham de uma forma integrada.

Anteriormente os coordenadores para atenderem às necessidades de cada área de produto, procediam à sua gestão de meios e pessoas. O trabalho não era centralizado pois cada um tinha o seu Excel que não partilhava/compartilhava com os restantes coordenadores.

Todos sabemos que para uma empresa de telecomunicações e de jornalismo é fundamental que a informação seja disponibilizada rapidamente e esteja acessível em tempo real. Com o GMediaPlan um coordenador passou a saber o que está a acontecer numa externa e a conhecer a sua necessidade, para rapidamente decidir e analisar qual a melhor forma de a atender.Tivemos um ganho muito grande na rapidez da resposta às diferentes demandas.

Deste modo, a partir do momento em que a informação é centralizada e disponível para todos, começamos a ter ganhos de produtividade,  porque conseguimos ver qual o melhor recurso humano e o melhor meio para atender uma necessidade.

“É fundamental que a informação seja disponibilizada rapidamente e esteja acessível em tempo real”

Sempre que uma área de produto precisava de gravar um programa musical num estúdio ou numa externa, as nossas operações eram analisadas para melhor atender essa necessidade e essa situação exigia tempo. Atualmente, podemos responder na hora e com antecedência.

Temos um ganho económico quando queremos contratar alguém, porque ao contratar com 1 mês de antecedência terei certamente um recurso melhor do que em situações em que a contratação encontra-se muito próxima do evento, onde possivelmente vou pagar mais caro para ter esse atendimento.

Do lado dos colaboradores foram também assinaladas melhorias. As reuniões de planeamento semanal à 2ª feira são atualmente trabalhadas no GMediaPlan, em vez do Excel/planilhas. Todos os coordenadores acedem ao Mapa de Produção e a partir deste planeiam a semana e analisam a forma como irão ser atendidas as diversas demandas, qual será equipa, qual o equipamento e quais os horários. Naquele momento a informação é conjugada com os horários/escalas dos colaboradores de todas as áreas, o que vai permitir com que as pessoas conheçam melhor o seu horário de trabalho, planeiem o tempo onde vão trabalhar e quais os seus horários de folga.

Gostaria também de referir os próximos passos de utilização do GMediaPlan:
O primeiro ponto passa por durante o 1º semestre efetuar uma análise profunda dos indicadores de trabalho e de produtividade que podemos extrair do GMediaPlan, para melhorar ainda mais a nossa gestão.

O segundo ponto passa por efetuar o registo no sistema dos erros operacionais e de trabalho para posteriormente fazer uma análise destes indicadores.

Para além da implementação do módulo financeiro para controlo de gastos e orçamento, pretendíamos também explorar a questão das leis trabalhistas, que é uma obrigatoriedade, seja em relação às escalas e jornadas de trabalho, às interjornadas, à folga semanal, à folga dominical. O alerta do sistema para reportar as situações de excesso de horas extra também é importante, porque só podemos fazer 2 horas extra além da jornada normal de trabalho de 6 horas. Considerando 1 hora para refeição, a jornada totaliza 9 horas que não posso exceder sob pena de ter uma ação do ministério do trabalho.

“As reuniões de planeamento da semana à 2ª feira são atualmente trabalhadas no GMediaPlan, em vez do Excel”