GMediaPlan @ Fabrika

Com o crescente volume de trabalho e a necessidade de uma resposta que envolve prazos cada vez mais curtos, levaram a Fabrika a repensar o seu modo de funcionamento, melhorar o fluxo de informação e gestão de processos. Era necessário encontrar uma solução que contribuísse para uma melhor eficiência operacional e financeira.

Com a implementação do GMediaPlan, a informação passou a estar centralizada e os processos entre os vários departamentos uniformizados. O projeto nasce no orçamento do comercial dentro do sistema, passando pelo controle das tarefas internas e externas até à produção, com a integração da vertente financeira. O acompanhamento de todo o ciclo de produção é assegurado em tempo real permitindo eliminar falhas e dificuldades de acesso à informação.

Segundo a produtora, esta solução web based é perfeita para profissionais que estão sempre viajando. Ao acederem remotamente podem fazer o ingest, a consulta de informações em campo, ordens de pagamento, conciliação bancária, etc., facilitando a consulta da informação e documentos independentemente do local de acesso.

Para responder às necessidades de controlo financeiro da produtora foi desenvolvido novo módulo que permitiu dotar o GMediaPlan de novas funcionalidades para melhor atender a realidade das produtoras do Brasil.

O PROBLEMA

A Fabrika iniciou um processo de inovação em 2008, que culminou em mudanças estruturais, conceptuais e de gestão, com o objetivo central de melhorar o fluxo de informação e gestão dos processos. Com prazos cada vez mais curtos, o mercado exigia uma agilidade cada vez maior. Para Juliana Caus, diretora financeira da Fabrika “Quando se está crescendo, chega uma hora que se você não faz uma opção por uma gestão completa e que atenda as necessidades que este crescimento gera, naturalmente, você simplesmente não cresce”.

Resultante do processo de crescimento, com o volume de negócio e o consequente aumento do trabalho, foi necessário encontrar um sistema que trouxesse maior controle sobre todos os aspetos da produção, desde o orçamento e controle de custos, até ao planeamento de pessoas e equipamento. Para a Fabrika, tornou-se crítico melhorar o controle de gestão e conseguir um acesso ágil à informação relativa à rentabilidade dos projetos, assim como, a gastos e rendimentos.

A SOLUÇÃO

O GMediaPlan foi a solução selecionada para substituir um monte de folhas de cálculo/planilhas e papéis onde era fácil perder o controle e difícil achar informação, sobretudo quando se trabalha com produtores de diferentes partes do Brasil. Hoje toda a informação está num único sistema, com toda a segurança, com uma visão global e fácil de aceder de acordo com as permissões dos utilizadores/usuários. A cada job vai sendo possível anexar toda a informação tal como fotos de localizações, vídeos de teste de atores, tabelas com valores e custos, relatórios de gastos, etc., facilitando a consulta de informação. Os processos ficaram também uniformizados, hoje todos trabalham sobre o mesmo sistema e do mesmo jeito.

O GMediaPlan integra os diversos departamentos da produtora, dando agilidade a orçamentos, planeamento de produção e controle. “É possível faturar, receber, controlar o fluxo de caixa, fazer a conciliação bancária, tudo integrado. O job nasce no orçamento do comercial, já dentro do software”, afirma Juliana Caus, diretora financeira.

A Fabrika já tinha tentado implementar um software de gestão conhecido, mas como o negócio da produção TV é muito diferente dos restantes e tem bastantes especificidades, não atendeu as necessidades. O GMediaPlan trouxe outra abordagem uma vez que foi desenvolvido de raiz para atender este negócio de TV.

Todo o relacionamento com prestadores externos passou a ser controlado de uma forma fácil pelo GMediaPlan, já ninguém tem de ficar procurando ao que corresponde uma nota fiscal de um fornecedor para saber se o valor está certo. Toda essa informação está no sistema! Verbas de produção são também geridas de forma bem fácil.

Sendo uma solução web based caracteriza-se pela sua flexibilidade de acesso, sendo perfeita para profissionais que estão sempre viajando, permitindo efetuar o ingest e consulta de informações em campo. A diretoria da Fabrika pode hoje acessar remotamente ao GMediaPlan e consultar o status de cada projeto, baixar documentos, conhecer custos, contratações e toda a informação associada.

PRINCIPAIS BENEFÍCIOS ALCANÇADOS

• Centralização da informação substituindo folhas de cálculo/planilhas e papéis
• Maior controlo de todo o ciclo de produção
• Redução do esforço administrativo
• Acesso remoto independentemente do local de acesso
• Análise de custos e execução do orçamento do projeto

Segundo Juliana Caus, diretora Financeira da Fabrika “é possível faturar, receber, controlar o fluxo de caixa, fazer a conciliação bancária, tudo integrado. O job nasce no orçamento do comercial, já dentro do software. Isso vira um trabalho em executado, dentro do executado se torna uma planilha de controle de um job onde eu contrato as pessoas compro o que for necessário, depois eu recebo as notas, dou a ordem de pagamento e depois faço a conciliação bancária, são cliques e não mais ordens de serviço, papéis e papéis”.

Para José Luiz Nogueira, diretor executivo da Fabrika, “com o GMediaPlan foi possível analisar os custos do aluguel de iluminação durante um job, refazer as contas e definir por comprar o equipamento, afinal, o software mostrou que sairia mais barato”.