GMediaPlan @ RTP Integração SAP

A RTP (Emissora Pública de Rádio e TV de Portugal) é cliente da GO inside há mais de 20 anos e heavy-user dos sistemas GMediaSuite desde então. Com a introdução de SAP surgiu a necessidade de colocar ambas as ferramentas em ‘comunicação’. a direção financeira queria um processo automatizado que permitisse acompanhar os custos de produção em tempo real.

Após a implementação do GMediaPlan, a RTP passou a “…gerir um total de mais de 130.000 transações por mês”. ao mesmo tempo, “deixou de haver papéis a circular de departamento em departamento (…) e praticamente deixou de haver papel em cima das secretárias.”

Fernando Albuquerque destaca os principais benefícios salientando: “hoje em dia as pessoas das operações ‘falam’ com as da área financeira ou com os RH diretamente e em tempo real”. os níveis de satisfação dos utilizadores são elevadíssimos. “Para a empresa, sobretudo para os membros das diferentes direções e para a administração, significa o controlo total em tempo real sobre o que se está a passar quer na operação de TV quer em termos de custos e proveitos e controlo de gestão”.

INTRODUÇÃO

A RTP é cliente da GO inside há mais de 20 anos e heavy-user dos sistemas GMediaSuite desde então. À medida que as operações se desenvolvem e os canais emitidos se multiplicam dentro das grandes cadeias de TV, as necessidades de integração de informação e processos tornam-se evidentes.

Gestores de Produção necessitam frequentemente de ‘falar’ com a área de Recursos Humanos e vice-versa. A gestão financeira necessita de receber informação regular das duas áreas anteriores. Toda a empresa tem necessidade de uma partilha de informação fidedigna e eficiente.

O PROBLEMA

Apesar de já ser um utilizador massivo do GMediaPlan, a RTP sentiu necessidade de obter uma maior integração do GMediaPlan com SAP, “… de modo a facilitar todas as tarefas relacionadas com a orçamentação, conhecimento dos gastos/consumos reais das diferentes rubricas, custeio da produção, faturação,
etc.” – segundo Fernando Albuquerque, Diretor de Sistemas de Informação da RTP. Toda a informação financeira era tratada no fial do mês, o que introduzia
um grau de complexidade elevado nos sistemas de planificação e gestão da estação, provocando atrasos no fecho mensal de contas. Idealmente, a Direção Financeira teria acesso a um processo automatizado que permitisse acompanhar os custos de produção em tempo real, de modo a saber os custos de produção a cada momento e os compromissos de compra assumidos. Mas na RTP esse processo era realizado de forma manual, com as fotocópias das faturas. Era urgente implementar um sistema que cruzasse os dados do  planeamento, com o departamento financeiro.

A SOLUÇÃO

Até então, a RTP recorria à atualização manual de toda a informação financeira e dos processos internos relacionados com a gestão corrente.

Segundo Fernando Albuquerque – “Só no final do mês, quando se fazia o fecho, é que se sabiam os custos reais e os proveitos, o que se tinha comprado e a quem, por quanto e como, inclusive no que respeita às operações (produção e emissão de programas).” Deste modo a empresa ficava penalizada em termos de agilidade operacional e financeira. Desde logo, uma das preocupações de Fernando Albuquerque, foi saber até que ponto o SAP podia ser integrado em tempo real com o GMediaPlan, de forma a reproduzir no sistema SAP todas as transações e documentos gerados no GMediaPlan. “Foi necessário fazer desenvolvimentos funcionais e desenvolvimentos técnicos específicos para que a integração dos processos da solução GMedia instalada pudesse ‘falar’ com o SAP PI e este com o SAP ERP (e vice-versa).”, explica Fernando Albuquerque.

Após a integração, o GMediaPlan passou a gerir mais de 30 processos críticos para a empresa, que necessitam de estar em comunicação permanente e que são realizados por mais de 300 funcionários da RTP. “O GMediaPlan gere milhares de transações entre os processos realizados em ambiente SAP, num total de mais de 130.000 transações por mês em média.”, afirma o responsável da RTP.

Atualmente o processo tornou-se muito mais eficiente, de acordo com as palavras do próprio Diretor de Sistemas de Informação: “Hoje temos acesso a toda a informação on-line e em tempo real. Deixou de haver papéis a circular de departamento em departamento, para receberem as assinaturas dos vários intervenientes e praticamente deixou de haver papel em cima das secretárias. Mal uma fatura, ou qualquer outro documento, entram no sistema são imediatamente identificados e as pessoas que com eles estão relacionadas ficam a saber que entraram.”

DESCRIÇÃO DA PROPOSTA DE VALOR

A RTP depressa compreendeu os enormes benefícios desta solução integrada tanto em termos de simplificação e controlo de processos, como na comunicação entre as diferentes áreas da empresa.

Fernando Albuquerque destaca os principais benefícios salientando: “Hoje em dia as pessoas das operações ‘falam’ com as da área financeira ou com os Recursos Humanos diretamente e em tempo real, independentemente da origem da informação”.

Este processo permite à RTP, “Ter uma maior visibilidade e um maior controlo orçamental, ao ter um conhecimento em tempo real do que são as nossas  responsabilidades com terceiros e vice-versa” – acrescentou Fernando Albuquerque.

Os níveis de satisfação dos utilizadores são elevadíssimos. A informação tornou-se acessível a todos os colaboradores da empresa, de acordo com permissões de cada um. Isto possibilita maior capacidade de resposta, controlo e confiança suplementares na gestão das tarefas diárias e nas relações com clientes e fornecedores. “Para a empresa, sobretudo para os membros das diferentes Direções e para a Administração, significa o controlo total em tempo real sobre o que se está a passar quer na operação de TV quer em termos de custos e proveitos e controlo de gestão”, concluiu o responsável pela Direção de Sistemas de  Informação da RTP.