Com o crescente volume de trabalho as necessidades de catalogação e arquivo eram evidentes.
Muitos materiais gráficos eram arquivados em pastas dos computadores pessoais e servidores da empresa.
A informação encontrava-se dispersa, o que potenciava a duplicação dos materiais arquivados e dificultava a pesquisa e reutilização dos mesmos.
A implementação do GMediaVault na CPP veio permitir criar uma plataforma de gestão de conteúdos que possibilitasse catalogar os projetos, bem como as respetivas imagens, fotografias e artes finais dos projetos.
Mais do que um “repositório de media” a solução implementada tornou-se um verdadeiro “ Gestor de Projetos de Media” ao disponibilizar um portal para upload, catalogação, pesquisa e distribuição de conteúdos.
O PROBLEMA
A CPP é responsável pela produção de vários trabalhos em diferentes setores de atividade. No caso da cadeia de distribuição do Grupo Os Mosqueteiros, do qual fazem parte as lojas Intermarche, Bricomarche e Roady é responsável pela produção de todos os catálogos, folhetos e cartazes, realizando entre um a seis projetos de produção por semana, que se traduz numa média de 150 imagens por projeto provenientes de diferentes origens.
Para gerir os materiais gráficos de todos esses projetos, a CPP não dispunha de um sistema de catalogação e arquivo de imagens, recorrendo para isso ao arquivo dessas matérias em pastas dos computadores pessoais e servidores da empresa. A informação encontrava-se dispersa e potenciava a duplicação dos materiais gráficos arquivados, o que dificultava a pesquisa e reutilização dos mesmos.
Era necessário “implementar um banco de imagens” segundo Carlos Barbosa IT Manager da CPP Consultores.
A SOLUÇÃO
Com a implementação do GMediaVault em 2014, a CPP passou a dispor de uma plataforma de gestão de conteúdos que veio permitir efetuar o upload; catalogar os projetos realizados pela agência de publicidade e respetivas imagens, fotografias, artes finais; pesquisar e distribuir conteúdos.
Numa única área de trabalho (Workspace) passaram a ser estruturados os pedidos de clientes em projetos e criadas pastas para a gestão de assets. Uma organização que veio facilitar a gestão de conteúdos e permitir uma visão clara sobre o estado de cada pedido: desde a criação de projetos no sistema; seleção de imagens incluindo o upload de novas produções ou a utilização fotos/imagens já catalogadas; entrega das artes finais para aprovação do cliente; e a criação de backups e arquivo dos projetos no GMediaVault.
A solução veio permitir a uniformização e automatização dos fluxos de trabalho, contribuindo para um maior controlo e simplificação destes.
Simultaneamente foram minimizadas falhas de comunicação a nível interno. As diferentes áreas passaram a utilizar o sistema para a partilha de informação (por exemplo para transferência de fotos para área de produção indesign).
Na relação agência e cliente, o GMediaVault veio permitir a entrega de conteúdos em storages de produção ou FTP do cliente disponibilizando pastas de inbox/aquisição para que o cliente pudesse fazer o upload de fotos para o sistema por FTP.
Encontrar informação e pesquisar conteúdos tornou-se mais simples com o GMediaVault.
Cada fotografia ou imagem passou a ser catalogada e registada a sua informação técnica, incluindo a informação de metadados. Uma classificação que que veio facilitar a navegação entre fotografias e permitir relacioná-las com outras entidades (projetos, artes finais) ou outras fotografias da mesma categoria.
Segundo Carlos Barbosa, IT Manager da CPP, “o desenvolvimento feito pela equipa da GO inside, permitiu subir um degrau no nível de funcionalidade. O GMediaVault passou de um mero repositório de media, para um verdadeiro Gestor de Projetos de Media”.
PRINCIPAIS BENEFÍCIOS ALCANÇADOS
- Visão clara sobre o estado dos projetos permitindo um melhor serviço ao cliente;
- Uniformização e automatização dos fluxos de trabalho permitindo um maior controlo e simplificação;
- Centralização da informação e processos mais eficientes;
- Redução do esforço associado a tarefas administrativas;
- Minimização das falhas de comunicação através da partilha de informação;
- Disponibiliza um catálogo de imagens e fotografias para utilização em novos projetos
