GMediaPlan @ RBS TV

Para responder às diversas demandas da atividade de produção e melhorar o controlo interno da RBSTV e dos recursos humanos e meios, surgiu a necessidade de implementar um sistema robusto no planeamento e controlo das operações de produção, nomeadamente na área de Informação/Telejornalismo.

A implementação do GMediaPlan veio essencialmente permitir centralizar a informação, possibilitando o acesso integrado à informação de horários/escalas e atividade a todas as áreas de trabalho.

Um fator essencial que veio contribuir para um planeamento mais otimizado dos recursos e obter ganhos económicos e de produtividade nas emissões de Rio Grande do Sul e de Santa Catarina.

O PROBLEMA

A RBS TV é a maior rede regional de TV do Brasil. Dedica grande parte da sua programação à retransmissão de programas nacionais da Rede Globo e consagra uma fatia à produção de programas próprios destinados ao público local.

Para responder às diversas demandas da atividade de produção e melhorar o controlo interno da emissora e dos seus recursos humanos e meios, surgiu a necessidade de implementar um sistema mais robusto no planeamento e controlo das operações de produção, nomeadamente na área do Informação/Telejornalismo.

As novas capacidades de gestão nas operações de TV, resultantes do programa operacional implementado nas 18 emissoras de Rio Grande do Sul e de Santa Catarina em 2012, demonstraram que os mecanismos utilizados no excel/planilhas não eram suficientes para responder às exigências das diferentes áreas. A informação encontrava-se dispersa e nem sempre disponível para as diferentes partes intervenientes do processo.

Era crucial centralizar a informação de atividade, assegurando o seu acesso e disponibilidade a todas as áreas em tempo real. Como afirma Kaio Klein, gerente de operações da RBS TV, “para uma empresa de media é fundamental que a informação seja disponibilizada rapidamente e esteja acessível em tempo real.”

A SOLUÇÃO

Após um estudo exaustivo de viabilização, que decorreu aproximadamente 3 anos, o GMediaPlan foi implementado em 2014 nas emissoras de Porto Alegre e Florianópolis, para apoiar no planeamento da atividade de produção e permitir gerir de forma integrada e otimizada os seus recursos humanos, escalas e meios técnicos.

A implementação do GMediaPlan ocorreu num prazo muito reduzido e ambicioso, tendo sido definidas etapas de 1 a 2 semanas focadas em áreas específicas de atendimento das Operações de Produção do Rio Grande do Sul e de Santa Catarina. Após 2 meses a solução foi implementada em diferentes áreas, como estúdios, suítes de produção, cinegrafia e edição de imagens, unidades móveis, documentação, central técnica para a receção e transmissão de sinais e ingest de materiais. Desde outubro de 2014 que o GMediaPlan se encontra em produção e é utilizado diariamente por mais de 200 pessoas da área de Operações.

A centralização da informação consistiu no principal ganho direto, permitindo o acesso generalizado à informação de horários/escalas e atividade as todas as áreas e a possibilidade de trabalhar de forma integrada e confiável. Anteriormente os coordenadores para atenderem às necessidades de cada área geriam os seus meios e pessoas em excel e não partilhavam com os restantes coordenadores de como, quando e de que forma o pedido era atendido. Com esta implementação “as reuniões de planeamento da semana de 2ª feira passaram a ser trabalhadas no GMediaPlan em vez do excel”, afirma Caio Klein.

A partir do momento que a informação passou a estar centralizada e disponível a todos, passou a ser possível conhecer e analisar qual o melhor recurso para atender determinada demanda, permitindo obter ganhos de produtividade. Segundo Kaio Klein, “com o GMediaPlan tivemos um ganho muito grande na rapidez da resposta às diferentes demandas”.

A contratação de pessoas externas à empresa passou a ser facilitada e permitiu obter ganhos económicos. O conhecimento atempado das reais necessidades de recursos vs a sua disponibilidade, permitiu contratar pessoas no tempo adequado e selecionar os melhores e menos dispendiosos recursos, uma situação que não seria possível caso fossem contratados muito próximo do evento.

A possibilidade de conjugação da informação de horários com as tarefas diárias, veio contribuir para um maior conhecimento da forma como os colaboradores ocupam o seu horário de trabalho, permitindo efetuar um planeamento mais otimizado entre o tempo de trabalho e folgas do recurso.

Um contributo que se estende ao controlo do planeamento de horários, no sentido de garantir que são asseguradas as normas de leis trabalhistas, de jornadas de trabalho, interjornadas, folgas semanais e dominicais e horas extra.

Simultaneamente, o GMediaPlan veio ainda contribuir para uma análise mais profunda do planeamento da atividade, permitindo extrair indicadores e relatórios que auxiliam na tomada de decisão, melhorando o desempenho das áreas e aumentando a sua produtividade.

A capacidade de atender as necessidades de áreas operacionais de produção tão distintas, com diferentes dinâmicas e rotinas operacionais, permitem reconhecer a versatilidade do GMediaPlan entre os seus utilizadores.

PRINCIPAIS BENEFÍCIOS ALCANÇADOS

• Centralização e integração da informação de diferentes áreas;
• Disponibilidade e acesso facilitado à informação;
• Maior agilidade na gestão e planeamento operacional;
• Ganhos de produtividade na otimização de recursos;
• Ganhos económicos na contratação atempada de recursos;
• Conjugação de horários/escalas e tarefas diárias;
• Maior controlo no planeamento de horários e cumprimento das leis trabalhistas;
• Análise de indicadores de atividade e de produtividade