Para fazer face às grandes transformações que se têm vindo a sentir no mercado de broadcast, a Record TV, inicia em 2013, um conjunto de reestruturações que visam reequacionar a forma como a emissora fazia televisão.
Era necessário empregar uma solução que colocasse a tecnologia e a automação a favor da reengenharia de produção, numa ótica de gestão e otimização de processos de produção. Em meados de 2013, o GMediaPlan é implementado para assegurar a gestão, planeamento e controlo da produção da emissora no Brasil, incluindo o núcleo de produção de ficção/dramaturgia – RecNov.
A implementação veio contribuir para uma maior otimização do planeamento e controlo da execução de tarefas. Incluir num único sistema a informação proveniente de diferentes áreas de trabalho, veio motivar os colaboradores a pensar de uma forma diferente, mais integrada e global.
O PROBLEMA
A Record TV é a mais antiga emissora em atividade no Brasil, desde 1953 tem vindo a transmitir programas de conteúdo generalista e informativo. Destaca-se por apresentar uma fatia considerável da sua produção em programas que são transmitidos em direto/vivo.
A Record TV procurava perceber melhor e acompanhar as tendências do mundo televisivo. O crescimento da internet e as novas formas de ver televisão vieram contribuir para um reequacionamento da forma como se produzem os conteúdos televisivos e para uma readaptação dos broadcasters às novas tendências do consumidor.
Para fazer face às grandes transformações que se começavam a sentir no mercado de broadcast, a Record TV efetua um conjunto de reformulações a longo prazo. Em 2013 implementa medidas que se traduzem num corte substancial nos custos e em 2014 aplica um conjunto de estratégias que visam reequacionar a forma de fazer televisão, uma nova lógica enquadrada numa ótica de gestão e otimização de processos de produção.
Era necessário empregar uma solução que colocasse a tecnologia e a automação a favor da reengenharia de produção. Era necessário de ter uma solução capaz de gerir, organizar e estimar o custo e o tempo de atividades mais abstratas como a produção de ficção/ dramaturgia.
Para Natal Furucho, diretor de planeamento estratégico da Record TV durante a implementação do GMediaPlan, “a produção de televisão vai mudar muito nos próximos anos e já estamos preocupados em adequar os nossos padrões de produção e qualidade por meio de automação. E foi nesse sentido que o GMediaPlan veio colaborar muito.”
A SOLUÇÃO
A Record TV implementou o GMediaPlan integrada na estratégia apelidada de BPM 360, cujo principal objetivo passava por transformar o modo como a emissora produzia os seus conteúdos. A solução da GSoft foi implementada para assegurar o planeamento e controlo da produção da emissora no Brasil, incluindo o núcleo de produção de ficção/dramaturgia – RecNov.
O GMediaPlan começou a ser implementado em Julho de 2013. No Mapa de Produção/Gravação, a área de Apoio às Produções e Operações começou por planear a atividade de estúdios da emissora. De seguida o planeamento foi alargado a outras áreas de meios, como a Fabrika das Artes, ilhas de edição (PPA, Jornalismo), iluminação, switchers, ENGs (unidades portáteis de produção), unidade móvel jornalismo e transportes.
Juntamente com este mapa foi exigida uma coordenação ao nível da gestão de recursos humanos, ao planear simultaneamente horários e o apontamento do dia (alocação de tarefas). Mapas de Horários, Planos de Férias e Análises de horários, registo de ponto e de atividade passaram a ser utilizadas pela Record TV e análises com informação da taxa de ocupação de pessoas e meios vieram contribuir para uma otimização da gestão de recursos da emissora.
O GMediaPlan veio assegurar o fluxo completo entre quem solicita, por exemplo, uma ENG, um link ou transportes e entre quem atende esse pedido e procede à marcação de meios e de recursos humanos.
Veio permitir acompanhar todo o processo de produção desde o seu planeamento até à sua execução. Como afirma Natal Furucho “o GMediaPlan é uma ferramenta gerencial que nos ajuda a pensar o produto, a fazer o cronograma de produção e a finalização do produto”. Edvandro Meireles, gestor de apoio de projetos na Record durante a implementação do sistema, reforça ainda que “ o GMediaPlan permite ter uma visão integrada da atividade de produção. É essencialmente uma ferramenta para planeamento e controlo da execução.“
Na área de Ficção/Dramaturgia, a informação passou a estar integrada acompanhando todas as fases deste tipo de produção tão específica, desde o registo da informação do guião/roteiro, passando pelo planeamento, gravação de cenas e análise de indicadores.
A implementação do GMediaPlan conduziu a uma revisão dos complexos processos de trabalho da emissora. “Por o GMediaPlan se basear num conceito global e integrado, as áreas são motivadas a pensar de uma forma diferente”, destaca Edvandro Meireles, juntamente com outras vantagens que enumera como a integração, confiabilidade e disponibilidade do sistema.
A informação passou a estar centralizada. O planeamento que outrora fora efetuado em folhas de cálculo/planilhas e enviado por email, passou a ser efetuado no Mapa de Produção. Segundo Edvandro Meireles, “o GMediaPlan permitiu ter um planeamento integrado, conseguindo envolver todas as áreas que participam na produção. Hoje todos participam e comunicam de forma integrada e em tempo real”.
Em qualquer momento podemos conhecer o planeamento para cada produção, podemos saber os custos previstos e quantas horas vão ser alocadas na área de vídeo, edição, gravação e quantos carros de exterior/externas vão ser alocados a um evento. “O GMediaPlan ajudou-nos a mensurar antecipadamente o tamanho da produção”, afirma Natal Furucho.
Reconhecendo a importância do acompanhamento e controlo de custos, foi iniciado o processo de registo de informação imputada a centros de custos e indices estatísticos no GMediaPlan, com vista a apurar os custos.
Para a Record TV conhecer os custos, ainda numa fase de planeamento, antes das produções serem executadas é um fator determinante para evitar possíveis derrapagens orçamentais. Com vista a concluir este processo está em curso, numa segunda fase, a implementação dos módulos de Orçamentos e Compras/Custos Externos.
No decorrer do projeto foram efetuadas integrações nas mais diversas áreas, como por exemplo, SAP, BPC, RN, entre outros, por forma a garantir o registo da informação relacionada com a atividade da Record TV no GMediaPlan.
PRINCIPAIS BENEFÍCIOS ALCANÇADOS
- Centralização da informação possibilitando o trabalho integrado entre áreas
- Acesso e disponibilidade à informação em tempo real
- Normalização de processos e procedimentos entre áreas de trabalho
- Conjugação da informação de horários/escalas e tarefas diárias
- Maior controlo de horários realizados
- Maior planeamento e controlo na execução das tarefas
- Análise da taxa de ocupação de recursos
- Maior controlo de custos e da execução orçamental dos projetos
PERFIL DO CLIENTE
Record TV é a emissora mais antiga em atividade no Brasil, desde 1953 tem vindo a transmitir programas de conteúdo generalista e informativo para o Brasil e o resto do mundo através da Record TV Internacional. Destaca-se por apresentar uma fatia considerável da sua produção em programas que são transmitidos em direto/vivo.
Em 2016 a Record assiste a um reposicionamento da marca, passando o seu nome para Record TV. A mudança ocorre para consolidar a imagem de uma emissora de vanguarda e multiplataforma, assumindo-se como uma televisão do futuro que atua além-fronteiras.
Com sede em São Paulo, durante o período de 2005 a 2015 apresentou no Rio de Janeiro o núcleo de produção de ficção/dramaturgia – RecNov (Record Novelas). Em 2015 arrenda este seu antigo espaço, composto por 10 estúdios e cidades cenográficas e, mais tarde em 2016, inaugura os novos estúdios da Record TV Rio.
Com uma cobertura de cerca de 93% do território nacional, é emitida por mais de 100 emissoras e afiliadas e também transmitida em mais de 150 países através da Record TV Internacional.
