GMediaPlan @ Televital

Para responder às muitas solicitações nas mais diversas áreas, como a cobertura de eventos desportivos e programas em grandes cadeias de televisão e produtoras, a Televital procurava uma solução que lhe permitisse gerir a sua atividade de negócio e a apoiasse no planeamento da atividade e controlo de custos.

O GMediaPlan foi implementado com vista a garantir uma maior otimização no planeamento das tarefas e assegurar o controlo eficiente dos custos decorrentes da atividade de negócio.

O PROBLEMA

Televital, uma empresa mexicana especializada na prestação de serviços e aluguer de equipamentos para a transmissão, produção e realização na indústria de broadcast, necessitava de uma solução para a apoiar no planeamento da sua atividade de negócio.

Gerir a cobertura de eventos desportivos, participar em concertos de renome, acompanhar a produção e transmissão dos mais diversos programas de cadeias de televisão e produtoras como a TV Azteca, Televisa, TEVEUNAM, El Financiero, Bloomberg, Sky, Fox Sports e Freemantle Media, tornava-se difícil de executar e coordenar, quando as solicitações eram muitas e se pretendia assegurar uma gestão eficiente e integrada das áreas de trabalho.

Outros dos requisitos propostos pela Televital para a escolha da solução a implementar passava por controlar os custos e efetuar um acompanhamento da execução orçamental dos seus projetos.

A SOLUÇÃO

O GMediaPlan foi implementado no início de julho 2016 na Televital para apoiar a empresa na sua atividade de negócio e contribuir para uma melhoria na organização, planeamento e controlo da atividade de produção.

O projeto compreendeu essencialmente dois estágios. Uma primeira fase que decorreu da implementação dos módulos de planeamento de atividade, orçamentação de vendas e criação do plano de faturação. Uma segunda fase que integrou as áreas financeiras do sistema e incluiu o registo e análise dos custos internos dos recursos (meios e pessoas) e dos custos externos/compras da empresa, possibilitando o acompanhamento em tempo real da execução orçamental de cada projeto.

Planear e gerir a atividade de produção passou a ser mais simples, ao centralizar num único sistema a informação de atividade e disponibilizar o seu acesso às diferentes áreas de trabalho.

Com o GMediaPlan a gestão dos Meios e RH passou a ser facilitada. Gerir recursos internos e contratar recursos externos tornou-se mais simples, permitindo conhecer atempadamente as reais necessidades de cada solicitação e a disponibilidade dos recursos para atender.

Os recursos humanos e meios são alocados no GMediaPlan a cada projeto e é conhecido o custo de cada recurso envolvido. Em cada projeto passaram a ser estimados os custos num orçamento e registados os respetivos custos reais, permitindo efetuar um acompanhamento da execução orçamental desse mesmo projeto em tempo real.

O GMediaPlan veio assegurar uma noção clara dos valores a pagar e a receber na contratação de serviços, compra de insumos ou contratação de pessoal e na faturação a clientes.

O módulo de controlo financeiro veio contribuir para um controlo mais eficaz do processo de contratação de pessoal externo e aquisição de bens e serviços, desde o pedido de compra até ao pagamento. Um módulo determinante que procura evitar problemas muito comuns como saber a que serviços respeita um recibo/nota fiscal ou conhecer se o prestador foi pago duas vezes pelo mesmo serviço. Gerir os adiantamentos resultantes de verbas de produção tornou-se também mais simples na Televital com a implementação da solução da GOinside.

O GMediaPlan veio permitir registar, sistematizar e controlar a informação que muitas vezes se encontrava dispersa e sem qualquer ligação.

PRINCIPAIS BENEFÍCIOS ALCANÇADOS

• Centralização e integração da informação de diferentes áreas
• Disponibilidade e acesso facilitado à informação
• Planeamento e controlo na execução de tarefas
• Maior controlo de custos e da execução orçamental dos projetos
• Visão clara dos valores a pagar e a receber